Gmelius: vaše tajná superzbraň pro Gmail
Denně nejspíš pošlete mraky e-mailů. Při takové náloži čelíte několika zásadním výzvám. Jak sledovat, kdo mi už odpověděl a kde se mám znovu připomenout? Co když chci oslovit více lidí naráz? Jak vyřešit šablony pro zprávy, které se v principu opakují?
S tím vším mi pomáhá rozšíření pro Gmail s názvem Gmelius.
Rád bych vám ukázal, jak přesně Gmelius funguje, kolik vám ušetří času a jaké nové možnosti v Gmailu otevře.
Prohlášení: V článku jsou affiliate odkazy. Moje pravidlo pro nasazování provizních linků je, že službu bych doporučil, i když by provizní program neměla.
Ignorují lidé vaše zprávy?
Jakmile někomu píšu e-mail, vím dvě věci:
- potřebuji odpověď
- chci ji do nějakého termínu
S Gmeliusem si můžete nastavit podmíněný follow-up, kdy se zpráva objeví zpět jako nepřečtená v mailboxu, když:
- někdo neodpoví do určeného termínu
- někdo zprávu otevře
Takto to vypadá v praxi:
Výběr časových podmínek je dost široký, můžete využít jak ty předem definované (zítra ráno, dnes odpoledne), tak i těch ručně nastavených (datum, hodina).
Follow up si dokonce můžete nastavit automaticky pro všechny zprávy.
Podruhé ten samý mail? Udělejte z něj šablonu
Myslím, že máte slušné šance, že velká část vašich e-mailů se s nějakou frekvencí opakuje s nepříliš změněným obsahem. Já mám pravidlo, že jakmile nějaký mail píšu už podruhé, udělám z něj šablonu.
Co vše šablony umějí:
- jsou rozdělené do složek, které si sami vytvoříte
- odešlou se z mailové adresy, kterou jim předem nastavíte (pokud máte v jednom Gmailu více účtů, jde o skvělou věc)
- přidají příslušný podpis
- umějí přidat štítek k odeslané poště, což v Gmailu jinak nejde
Místa, kde chci šablonu před upravením personalizovat, si označuji značkou XXXX. Jakmile ale přejdete v Gmeliusu do režimu kampaní, otevírají se vám úplně jiné možnosti personalizace a to v podobě, jaké znáte třeba z nástrojů pro posílání newsletterů. O tom ale později.
Shrnuto: šablony jsou masivní úspora času!
Masivnější kampaně přímo z Gmailu
Občas potřebuji oslovit větší cílovou skupinu. To Gmelius řeší pomocí funkce Kampaně. Ty fungují následovně:
- vytvoříte si csv soubor s příjemci
- údaje ve sloupcích mimo e-mail můžete použít jako variabilní prvky pro personalizace
- můžete (ale nemusíte) použít předem připravenou šablonu
- před odesláním se můžete podívat na náhled zprávy pro každou e-mailovou adresu pro ověření, že variabilní prvky fungují, jak mají
Abyste měli představu, jak vypadá nastavení zprávy, přidám na ukázku jednu šablonu s variabilním hodnotami, kterým Gmeilus říká Fallback nebo Variables.
Příprava samotné kampaně vám zabere jednotky minut.
Gmeilus se při odesílání samozřejmě musí pohybovat v limitu, který Gmail má pro počet zpráv, které můžete odeslat za jeden den. Ten je:
- 1 zpráva až pro 500 různých příjemců
- nebo 500 e-mailů celkem
Pozor tedy při plánování, abyste si pro zbytek dne nezablokovali poštu.
Ke každé kampani máte k dispozici i statistiky o doručených a otevřených zprávách. Tady mě Gmelius zatím trošku zlobí, protože míra otevření se mi neukazuje správně. A už dlouho to řeším s podporou. To hlavní ale kampaně jednoznačně umějí.
Kdy kampaně používám?
- oslovení do soutěže
- affiliate prospecting
- průzkum blogerů
Organizace práce s kanbanem v poště
Nedávnou novinkou, která mi udělala radost, je funkce nástěnek podle kanbanu, jako je znáte z Trella. Libovolný e-mail můžete přidat na vlastní nástěnku přímo v Gmailu.
Nástěnky si můžete vybrat z těch připravených, nebo si vytvořit úplně vlastní podle vašeho workflow.
Skvělé je, že na každé kartičce následně máte celou konverzaci. Navíc si k ní můžete přidat poznámky a samozřejmě kontaktu opět odpovědět přímo z prostředí karty.
Funkci používám pro sledování spoluprací, které se v čase táhnou.
Odeslání v libovolný čas a snooze
Funkci odeslání v čase, který sami sami zvolíte, nedávno zavedl i samotný Gmail. Konečně si toho všimli, v Gmeliusu tato funkce je od počátku. Co ale Gmail neumí, je nastavit opakované odesílání, tzv. recurring e-mail. Pokud tedy kolegům nebo dodavatelům posíláte nějakou zprávu pravidelně každé pondělí, stačí ji jednou nastavit a ušetřili jste několik minut.
Podobně byla v Gmeliusu již dlouho funkce Uspat (snooze), kterou Google po zrušení Inboxu převedl do Gmailu. Snooze je naprostý základ, pokud jste e-mailově obsesivní typ. Doručené zprávy, které mohou počkat, prostě ukryjete do doby, kdy na nich chcete pracovat.
Já mám takto rozdělený týden na různé bloky a díky snooze se mi dost ulevilo.
Co dalšího Gmelius umí?
Funkcí má rozšíření víc, než zatím využiji. Z těch zajímavých stojí za zmínku týmová spolupráce. Být agentura v poštou v G Suite, zpozorním.
V ní totiž můžete sdílet s dalšími lidmi celý inbox, nebo dokonce jen štítky. Jakmile tedy ve filtrech důsledně štítky pořešíte, máte k dispozici excelentní prostředí pro sdílení zpráv s týmem.
Ke sdílení samozřejmě patří o nástěnky.
Velkou funkcí, kterou jsem zatím v praxi neotestoval, jsou sekvence. V interním flow builderu si nastavíte set e-mailů, které se odesílají podle určitých pravidel.
Sekvence nejenom, že umějí posílat maily, ale podle podmínek je přiřadí i do nástěnky, oštítkují, nebo uspí. V jednom kroku umějí dokonce událostí i více. Rozhodně si na vyzkoušení musím najít nějaký scénář.
Pro tip: Sekvenci využijte k plné automatizaci follow up e-mailů. Jak na to?
- Založte novou sekvenci
- První mail vytvořte jako prázdný
- Druhý s dotazem na doručení první zprávy nastavte na 7 dnů potí, pokud nedostanete odpověď
- Nastavte třetí follow up s dotazem, pokud jste ani na druhý follow up nedostali odpověď
Při odesílání zprávy v Gmailu vyberte tuto sekvenci. Do těla zprávy ručně napište samotné sdělení.
Co to stojí?
Rozumné funkce nabízejí až tarify Plus (9 USD/uživatel/měsíc) a Growth (19 USD/uživatel/měsíc). Kompletní srovnání funkcí je zde. Pro kampaně a sekvence potřebujete ten dražší.
Gmelius zkuste. Mně ušetřil už hodně času, umožnil dělat věci, které jinak neumím. V neposlední řadě přinesl určitou duševní pohodu, která se v záplavě doručených zpráv a rozdělaných úkolů snadno může zkazit.