Denně nejspíš pošlete mraky e-mailů. Při takové náloži čelíte několika zásadním výzvám. Jak sledovat, kdo mi už odpověděl a kde se mám znovu připomenout? Co když chci oslovit více lidí naráz? Jak vyřešit šablony pro zprávy, které se v principu opakují?

S tím vším mi pomáhá rozšíření pro Gmail s názvem Gmelius.

Rád bych vám ukázal, jak přesně Gmelius funguje, kolik vám ušetří času a jaké nové možnosti v Gmailu otevře.

Prohlášení: V článku jsou affiliate odkazy. Moje pravidlo pro nasazování provizních linků je, že službu bych doporučil, i když by provizní program neměla. Pokud s tím máte problém nebo žijete ze vzduchu, neklikejte.

Ignorují lidé vaše zprávy?

Jakmile někomu píšu e-mail, vím dvě věci:

  • potřebuji odpověď
  • chci ji do nějakého termínu

S Gmeliusem si můžete nastavit podmíněný follow-up, kdy se zpráva objeví zpět jako nepřečtená v mailboxu, když:

  • někdo neodpoví do určeného termínu
  • někdo zprávu otevře

Takto to vypadá v praxi:

Gmelius: vaše tajná superzbraň pro Gmail 1
Výběr pravidla pro folllow up v Gmelius

Výběr časových podmínek je dost široký, můžete využít jak ty předem definované (zítra ráno, dnes odpoledne), tak i těch ručně nastavených (datum, hodina).

Follow up si dokonce můžete nastavit automaticky pro všechny zprávy.

Gmelius: vaše tajná superzbraň pro Gmail 2
Nastavení automatického follow up v adminu Gmeilus

Podruhé ten samý mail? Udělejte z něj šablonu

Myslím, že máte slušné šance, že velká část vašich e-mailů se s nějakou frekvencí opakuje s nepříliš změněným obsahem. Já mám pravidlo, že jakmile nějaký mail píšu už podruhé, udělám z něj šablonu.

Co vše šablony umějí:

  • jsou rozdělené do složek, které si sami vytvoříte
  • odešlou se z mailové adresy, kterou jim předem nastavíte (pokud máte v jednom Gmailu více účtů, jde o skvělou věc)
  • přidají příslušný podpis
  • umějí přidat štítek k odeslané poště, což v Gmailu jinak nejde
Gmelius: vaše tajná superzbraň pro Gmail 3
Výběr šablony probíhá přímo v e-mailu

Místa, kde chci šablonu před upravením personalizovat, si označuji značkou XXXX. Jakmile ale přejdete v Gmeliusu do režimu kampaní, otevírají se vám úplně jiné možnosti personalizace a to v podobě, jaké znáte třeba z nástrojů pro posílání newsletterů. O tom ale později.

Shrnuto: šablony jsou masivní úspora času!

Masivnější kampaně přímo z Gmailu

Občas potřebuji oslovit větší cílovou skupinu. To Gmelius řeší pomocí funkce Kampaně. Ty fungují následovně:

  • vytvoříte si csv soubor s příjemci
  • údaje ve sloupcích mimo e-mail můžete použít jako variabilní prvky pro personalizace
  • můžete (ale nemusíte) použít předem připravenou šablonu
  • před odesláním se můžete podívat na náhled zprávy pro každou e-mailovou adresu pro ověření, že variabilní prvky fungují, jak mají
Gmelius: vaše tajná superzbraň pro Gmail 4
Přehled kampaní v Gmelius

Abyste měli představu, jak vypadá nastavení zprávy, přidám na ukázku jednu šablonu s variabilním hodnotami, kterým Gmeilus říká Fallback nebo Variables.

Gmelius: vaše tajná superzbraň pro Gmail 5
Nastavení kampaně ve druhém kroku po uploadu csv souboru

Příprava samotné kampaně vám zabere jednotky minut.

Gmeilus se při odesílání samozřejmě musí pohybovat v limitu, který Gmail má pro počet zpráv, které můžete odeslat za jeden den. Ten je:

  • 1 zpráva až pro 500 různých příjemců
  • nebo 500 e-mailů celkem

Pozor tedy při plánování, abyste si pro zbytek dne nezablokovali poštu.

Ke každé kampani máte k dispozici i statistiky o doručených a otevřených zprávách. Tady mě Gmelius zatím trošku zlobí, protože míra otevření se mi neukazuje správně. A už dlouho to řeším s podporou. To hlavní ale kampaně jednoznačně umějí.

Kdy kampaně používám?

  • oslovení do soutěže
  • affiliate prospecting
  • průzkum blogerů

Organizace práce s kanbanem v poště

Nedávnou novinkou, která mi udělala radost, je funkce nástěnek podle kanbanu, jako je znáte z Trella. Libovolný e-mail můžete přidat na vlastní nástěnku přímo v Gmailu.

Nástěnky si můžete vybrat z  těch připravených, nebo si vytvořit úplně vlastní podle vašeho workflow.

Gmelius: vaše tajná superzbraň pro Gmail 6
Ukázka nástěnky v Gmeilus.

Skvělé je, že na každé kartičce následně máte celou konverzaci. Navíc si k ní můžete přidat poznámky a samozřejmě kontaktu opět odpovědět přímo z prostředí karty.

Funkci používám pro sledování spoluprací, které se v čase táhnou.

Odeslání v libovolný čas a snooze

Funkci odeslání v čase, který sami sami zvolíte, nedávno zavedl i samotný Gmail. Konečně si toho všimli, v Gmeliusu tato funkce je od počátku. Co ale Gmail neumí, je nastavit opakované odesílání, tzv. recurring e-mail. Pokud tedy kolegům nebo dodavatelům posíláte nějakou zprávu pravidelně každé pondělí, stačí ji jednou nastavit a ušetřili jste několik minut.

Podobně byla v Gmeliusu již dlouho funkce Uspat (snooze), kterou Google po zrušení Inboxu převedl do Gmailu. Snooze je naprostý základ, pokud jste e-mailově obsesivní typ. Doručené zprávy, které mohou počkat, prostě ukryjete do doby, kdy na nich chcete pracovat.

Já mám takto rozdělený týden na různé bloky a díky snooze se mi dost ulevilo.

Co dalšího Gmelius umí?

Funkcí má rozšíření víc, než zatím využiji. Z těch zajímavých stojí za zmínku týmová spolupráce. Být agentura v poštou v G Suite, zpozorním.

V ní totiž můžete sdílet s dalšími lidmi celý inbox, nebo dokonce jen štítky. Jakmile tedy ve filtrech důsledně štítky pořešíte, máte k dispozici excelentní prostředí pro sdílení zpráv s týmem.

Ke sdílení samozřejmě patří o nástěnky.

Velkou funkcí, kterou jsem zatím v praxi neotestoval, jsou sekvence. V interním flow builderu si nastavíte set e-mailů, které se odesílají podle určitých pravidel.

Gmelius: vaše tajná superzbraň pro Gmail 7

Sekvence nejenom, že umějí posílat maily, ale podle podmínek je přiřadí i do nástěnky, oštítkují, nebo uspí. V jednom kroku umějí dokonce událostí i více. Rozhodně si na vyzkoušení musím najít nějaký scénář.

Co to stojí?

Rozumné funkce nabízejí až tarify Plus (9 USD/uživatel/měsíc) a Growth (19 USD/uživatel/měsíc). Kompletní srovnání funkcí je zde. Pro kampaně a sekvence potřebujete ten dražší.

Gmelius zkuste. Mně ušetřil už hodně času, umožnil dělat věci, které jinak neumím. V neposlední řadě přinesl určitou duševní pohodu, která se v záplavě doručených zpráv a rozdělaných úkolů snadno může zkazit.

.

ZANECHAT ODPOVĚĎ

Please enter your comment!
Please enter your name here